El cierre del proyecto es uno de los puntos más críticos en la gestión de proyectos. Similar en importancia al hito del lanzamiento del proyecto, es el hito para terminar un proyecto formalmente.

¿Cómo podemos hacer un buen cierre del proyecto?

Durante el cierre del proyecto tenemos que realizar las siguientes tareas:

  • obtener la aceptación final de nuestro producto por parte del cliente, algo que nos facilita generalmente cobrar la última factura del presupuesto.
  • analizar económicamente el resultado del proyecto, comprobar si los recursos que planificamos al inicio son los mismos que los recursos consumidos.
  • valorar las tareas realizadas, con el objetivo de identificar si hemos tenido desviaciones del plan inicial y las causas de las mismas.
  • recopilar toda la información y la experiencia adquirida durante la ejecución para aprovecharla en los próximos proyectos, esta información se puede plasmar en un documento de lecciones aprendidas, independientemente de si el proyecto ha sido un éxito o un fracaso.
  • obtener información sobre el nivel de satisfacción de los interesados (cliente, equipo de trabajo, proveedores, etc.).

El cierre de proyecto requiere que pienses en todo el proyecto, desde el inicio hasta el cierre, y valores realmente cómo ha ido. Y sólo podrás valorar cómo ha ido midiendo los aspectos económicos, el grado de satisfacción del cliente, las metas empresariales conseguidas, etc.

El hito de cierre de proyecto se tiene que apoyar en una documentación formal que indica la terminación del mismo, éste es el documento de Cierre del Proyecto

¿Cómo elaboramos el documento Cierre del Proyecto?

Lo primero que tenemos que tener en cuenta es que el documento Cierre del Proyecto es una herramienta necesaria en la que nos apoyamos para el cierre formal del proyecto, es un entregable que se debe de especificarse en el plan de proyecto y tiene que ser útil para poder realizar las tareas especificadas en el punto anterior.

En este post os vamos a proponer una estructura de documento Cierre del Proyecto que en el que vais a especificar la situación del proyecto a su entrega, las actividades más importantes realizadas así como sus desviaciones y lecciones aprendidas.

Para su elaboración podemos partir de toda la información generada durante el proyecto, desde el plan de proyecto que elaboramos al inicio hasta los distintos entregables e informes de seguimiento durante la ejecución.

La estructura del documento Cierre del Proyecto de cuatro puntos que os proponemos es la siguiente:

1. SITUACIÓN DE LOS TRABAJOS

  • Resumen de Actividades. Indicar los principales hitos y actividades realizados.
  • Desviaciones. Indicar si han existido desviaciones y  las causas de las mismas.
  • Plan de Trabajo Definitivo. Incluir una planificación actualizada del proyecto.
  • Resultado económico, si se han obtenido beneficios o pérdidas.

2. PRINCIPALES ACTUACIONES DEL PROYECTO

  • Actividades Realizadas. Indicar las tareas realizadas en el periodo, indicando personal involucrado, nº de horas incurridas, etc.
  • Productos Generados. Indicar los productos generados, documentos, software, etc.
  • Reuniones Mantenidas. Indicar las principales reuniones mantenidas (fecha, motivo, asistentes, principales acuerdos…).
  • Otras Actuaciones e Incidencias de Interés. Indicar aquellas otras actuaciones, incidencias… que se consideren de interés (cambios en el equipo de trabajo, cambios de interlocutores, nuevas oportunidades de negocio generadas en el proyecto,etc.).

3.ACEPTACIÓN

El jefe de proyecto tendrá que revisar la información de todas las fases del proyecto para asegurarse de que están finalizadas y validar con el cliente que los criterios de finalización establecidos al inicio del proyecto se encuentran cubiertos. En definitiva, que el cliente apruebe o acepte que los trabajos están finalizados.

4.LECCIONES APRENDIDAS

Indicar lo que se ha sacado en claro del proyecto, tanto desde el punto de vista de las desviaciones producidas como del trabajo bien hecho. Describir cómo se han desarrollado las relaciones del Cliente con nosotros a lo largo del proyecto.

El objetivo es que no se cometan los mismos errores en otros proyectos de características similares y que se apliquen las medidas que hayan beneficiado la marcha del mismo.

Es importante también recopilar la apreciación del grado de satisfacción de las personas y entidades colaboradoras que han participado en el proyecto.

El cierre del proyecto es un hito muy importante que no debemos gestionar a la ligera, en él el cliente aprueba el trabajo realizado y es consciente de que su cierre formal significa “no vamos a trabajar más en él”. Lo que nos evita el “goteo” constante de peticiones al final del proyecto que nunca se acabarían si no hiciéramos un cierre formal.

Esto nos facilita el hecho de que si el cliente quiere seguir trabajando con nosotros en una ampliación del proyecto, una vez se haya realizado el cierre formal del actual, lo podemos hacer abriendo otro proyecto con un alcance, cronograma y presupuestos nuevos.

¿Cierras tus proyectos formalmente? ¿Consideras que te puede ayudar para evitar el continuo goteo de peticiones una vez que has entregado el producto? ¿Necesitas ayuda para cerrar tus proyectos?

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Elena Gordillo Polo
Responsable Analítica Web en inventtatte
Project Manager, PMP, Consultora TI – Marketing Online e Ingeniera de Telecomunicación.
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