Cuando tenemos que iniciar la gestión o dirección de un proyecto lo primero que se nos viene a la cabeza es: ¿Qué características tiene el proyecto? ¿Cómo lo voy a gestionar? ¿Con qué recursos lo voy a ejecutar? ¿Qué riesgos tiene? ¿Cuál es el cronograma? etc. Toda esta información tiene que quedar especificada cuanto antes, por lo que el Plan de Proyecto es lo primero que un buen jefe de proyecto tiene que definir.

Un Plan de Proyecto o plan para la dirección de proyecto según la metodología PMBOK  es la fuente primaria de información para determinar la manera en que se planificará, ejecutará, monitoreará/controlará y cerrará el proyecto.

El Plan requiere que pienses en todo el proyecto y plasmes los detalles del mismo, abarca desde el inicio hasta el cierre y hay que actualizarlo y refinarlo durante todo el ciclo de vida del proyecto.

¿Cómo elaboramos un Plan de Proyecto?

Lo primero que tenemos que tener en cuenta es que el documento Plan de Proyecto es una herramienta necesaria en la que nos apoyamos para la gestión del mismo, tenemos que elaborarlo con el grado de detalle adecuado al tipo de proyecto y siempre con el objetivo de que sea útil para la gestión.

En este post os vamos a proponer una estructura de Plan de Proyecto con el que vais a especificar los objetivos perseguidos con el proyecto, la organización de los equipos que van a intervenir en el desarrollo del trabajo, la metodología a utilizar como soporte al desarrollo del proyecto, así como el programa de trabajo y otros aspectos relevantes del proyecto como son los riesgos.

Para su elaboración puedes partir de la información de la Oferta o Propuesta del Proyecto comercial, el Acta de Constitución del Proyecto, los Factores Ambientales de la Empresa, los Activos de los Procesos de la Organización, etc y apóyate en tu equipo de trabajo, sobretodo para especificar el programa de trabajo.

La estructura del Plan de Proyecto de cinco puntos que os proponemos es la siguiente:

1 OBJETIVOS DEL PROYECTO

En este punto se deben de dejar claros los objetivos del proyecto y qué necesidad cubre su ejecución. Es decir, ¿Por qué éste proyecto y Para qué?

  • Determina cuál es el origen de la necesidad.
  • Qué objetivos empresariales, estratégicos, funcionales, etc  se persiguen.

Es importante asegurar que el plan de proyecto esté alineado en cuanto a su estrategia con los objetivos empresariales y que obtenga la aprobación de los responsables y patrocinadores.

2 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

En este apartado se deben de especificar todos los interesados o stakeholders que van a participar en el proyecto. Es decir, ¿Quienes intervienen y cuáles son sus responsabilidades?

  • Incluye un diagrama de la organización del proyecto, esquema que aporte una visión global de la organización.
  • Especifica la composición de los agentes. Por ejemplo: Comité de Seguimiento, Comité de Dirección, Equipos de Trabajo, Directores de Proyecto, Integrantes de la PMO, Oficina de Calidad, etc.
  • Detalla las responsabilidades y funciones de los agentes. Identifica las responsabilidades y personas que desempeñará cada rol en la organización.

3. METODOLOGÍA DE TRABAJO

En este apartado se deben de especificar las metodologías que vamos a aplicar durante el ciclo de vida de desarrollo en los distintos ámbitos del proyecto. Es decir, ¿Qué procedimientos tenemos que seguir? Por ejemplo:

  • Para la gestión del Proyecto: PMBOK.
  • En el desarrollo de los Trabajos: Métrica v3 o Scrum.
  • Aseguramiento de la Calidad: la metodología corporativa de la empresa.
  • Y si hay un Soporte y Mantenimiento: ITL.

Puedes consultar más al respecto en el post Metodología de Proyectos TI.

4. PROGRAMA DE TRABAJO

En este apartado tenemos que definir el alcance del proyecto, las actividades, los entregables y un calendario de reuniones necesarias entre los agentes. Es decir, ¿Qué tareas hay que realizar, cuándo y quién las lleva a cabo?. Una propuesta de su contenido es:

  • Alcance y objetivos del programa de trabajo.
  • Plan de actividades. Cronograma con las actividades y asignación de recursos humanos.
  • Resumen entregables del proyecto. Con las fechas de entrega y responsable de cada entrega.
  • Calendario de Reuniones. Se puede anexar un documento o acceso a herramienta colaborativa donde se fijan los hitos y reuniones en un calendario online.

5. OTROS ASPECTOS DEL PROYECTO

  • Entorno de Trabajo y Herramientas. En este punto se especifican las herramientas que se van a utilizar para poder ejecutar los trabajos. Por ejemplo, herramientas colaborativas para intercambiar información, para realizar las reuniones de trabajo, para validar los entregables, etc. Os invito a crear un entorno de trabajo online en la nube, es decir, un entorno colaborativo en el que compartir documentación, mensajes, videoconferencias, calendario, eventos, etc.
  • Ubicación de los equipos de trabajo. Puede ser relevante la ubicación física y el horario de los equipos de trabajo según el tipo de proyecto.
  • Evaluación de Riesgos. Una buena gestión de riesgos requiere de un Plan de gestión de riesgos que se puede anexar a este Plan de Proyecto.
  • Gestión del Presupuesto. Se puede adjuntar como anexo la información del control de costes.

Es necesario tener una hoja de ruta bien definida, creíble y contrastada con el cliente y el equipo para gestionar un proyecto; esta es el Plan de Proyecto.

Y muy importante, si el director de proyecto tiene dudas de que el Plan de Proyecto se pueda realizar en tiempo, alcance o costo tiene que informar cuanto antes a todos los interesados y ajustar el plan a un escenario creíble.

El Plan de Proyecto es una herramienta necesaria en la que nos apoyamos en la gestión del proyecto, pero por sí solo no nos va a llevar a una finalización del proyecto con éxito. Las habilidades del director del proyecto, la eficiencia del equipo en el que se apoya y el apoyo de los patrocinadores y responsables son la clave.

¿Elaboras un plan de proyecto antes de gestionar? ¿Lo actualizas a lo largo del ciclo de vida? ¿Consideras que elaborar un Plan de Proyecto sería más burocracia dentro de tu organización?

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Elena Gordillo Polo
Responsable Analítica Web en inventtatte
Project Manager, PMP, Consultora TI – Marketing Online e Ingeniera de Telecomunicación.
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