¿Qué es una oficina de gestión de proyectos?
También llamada PMO- Project Management Office, una oficina de gestión de proyectos es un departamento horizontal o grupo de personas que da soporte a la gestión de proyectos de una empresa.
La oficina de gestión de proyectos puede ser temporal o permanente, interna o externa y de diferentes tipos; cada empresa necesitará un tipo de técnicas, procesos y herramientas adecuadas a sus características.
Una PMO tiene que generar valor a la empresa ejecutando con éxito y de manera eficiente los proyectos y asegurando que los proyectos estén alineados con los objetivos de negocio de la empresa.
Suele seguir la metodología del PMBOK sobre la que hablamos en el post “Metodología de Proyectos TI”.
Es una buena idea contar con un apoyo experto para gestionar y coordinar la ejecución de todos tus proyectos desde el principio hasta el fin.
¿Qué aporta una oficina de gestión de proyectos a la empresa?
- Una metodología corporativa. La oficina elabora una metodología para que todos los proyectos de la empresa se gestionen siguiendo unas directrices corporativas comunes, independientemente de quien gestione el proyecto. La metodología aporta homogeneidad, directrices y estructura.
- Alinea los proyectos con los objetivos del negocio de la empresa. La oficina se tiene que reunir con la dirección para conocer los objetivos del negocio y a partir de ellos definir las directrices de la PMO. Unir el objetivo de la PMO a la estrategia de la empresa ayuda a evitar derroches por enfocarse en servicios o proyectos no prioritarios.
- Informes de calidad con información veraz sobre el estado de los proyectos. Siguiendo la metodología corporativa, la oficina de proyectos elabora periódicamente los informes del estado de los proyectos con los indicadores y métricas definidos: grado de avance general, estado de las tareas, riesgos del proyecto, estado económico, hitos conseguidos, etc. Los informes que genera la PMO facilitan a la dirección una visión global y particular del estado de los proyectos.
- Mejora la comunicación dentro de la empresa. Uno de los mayores problemas en la gestión de proyectos es la falta de comunicación, hay muchas empresas que tienen proyectos completamente aislados que no saben lo que hace el resto, incurriendo en sobrecostes y retrasos que son por falta de una visión global. La Oficina de Gestión de proyectos está en contacto con todos los proyectos, dinamiza el flujo de información entre ellos, favorece la gestión del conocimiento y la compartición de recursos.
- Aporta una visión global de los proyectos de la empresa. Una PMO cuenta con profesionales con experiencia que velan por el cumplimiento del alcance en tiempo y coste de todos los proyectos de una empresa. Estos profesionales conocen la estrategia y los proyectos de la empresa, por lo que tienen una visión global. Son profesionales con visión global dedicados a la gestión de los proyectos.
- Controla los riesgos asociados a los proyectos. La oficina de proyectos controla que en cada proyecto se estén gestionado los riesgos según la metodología corporativa. Además, se aprovecha la visión global de la PMO para controlar posibles riesgos cruzados entre distintos proyectos.
La mayoría de los responsables de proyectos están inmersos en el día a día de su proyecto y muchas veces no ven todos los riesgos, se olvidan de comunicar al resto de departamentos y no se comparten ni metodologías ni procesos convirtiendo cada proyecto en una isla aislada dentro de cada organización.
En el caso de que tengas proyectos externalizados, cada empresa los estará gestionando de una forma distinta sin comunicación entre ellos y dejando en un segundo nivel el objetivo empresarial.
La gran diferencia entre tener sólo un Jefe de Proyecto y contar con el apoyo de una PMO está en el control de riesgos, la gestión de la comunicación, la homogeneidad en la gestión del proyecto y la visión global.
Una PMO no es un gasto más, sino un ahorro, si se sabe implantar una oficina de proyectos correctamente o contar con el servicio externo de una oficina de proyecto profesional. Da igual el tipo de empresa, una oficina de gestión de proyectos puede aportar mucho valor si se organiza con criterio y experiencia.
En próximos post te enseñaremos los primeros pasos para implantar una PMO.
¿Conocías la Oficina de Gestión de Proyectos? ¿Consideras que es un gasto innecesario? ¿Invertirías en una PMO? ¿Ves el valor que aportaría en tu empresa?
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