Una PMO: 10 secretos que tienes que saber

1. Una PMO y un PM tienen objetivos distintos

En el ámbito de la gestión de proyectos hay que tener claros estos términos:

• PMO – Project Management Office u Oficina de Gestión de Proyectos. Es una entidad u organización cuyo objetivo es implementar una cultura de dirección de proyectos en la empresa gestionando metodologías, normas, oportunidades e interdependencias entre proyectos a nivel empresarial.
• PM- Project Manager. Es una persona física denominada Gestor del Proyecto o Jefe de Proyecto cuyo objetivo es cumplir con el coste, alcance, calidad y tiempo del proyecto. Un gestor de proyectos profesional suele contar con una certificación que reconoce sus conocimientos, experiencia y habilidades profesionales en la dirección de proyectos como es la certificación PMP- Project Management Professional del PMI.

2. Tu PMO fracasará si no tiene apoyo de la dirección

Antes de implementar una PMO hay que saber cuánto apoyo tienes de la dirección y cuáles son sus expectativas, con esta información ya puedes analizar qué quieres hacer y si tienes los recursos para hacerlo. Es de vital importancia que la dirección entienda para qué se va a implementar la PMO y cuál es la mejor forma de apoyarla.

Muchas PMO fracasan porque tienen que cubrir las expectativas de varios directivos que no tienen una visión clara de las funciones de la PMO dentro de la organización, además, como su implementación puede llevar mucho tiempo, cuando el trabajo ha concluido la organización puede haber cambiado y el resultado ya no le es útil porque las expectativas pueden ser otras. Por lo que hay que estar en continuo contacto con la dirección y conocer sus expectativas.

3. Hay que tener una razón para implementar una PMO

Antes de implementar una PMO tienes que tener claro ¿Por qué quieres implementar una PMO? Varias pueden ser las razones: definición de estándares y métodos, proporcionar apoyo a los Project Manager, asegurarse de que los proyectos ayuden a seguir la estrategia empresarial, contar con informes homogéneos y fiables de todos los proyectos, desarrollar cultura y competencias en gestión de proyectos, etc.

4. Las funciones de una PMO tienen que estar bien definidas

La razón por la que se quiere implementar una PMO determinará las funciones que tiene que desempeñar la misma. La misión de una PMO no sólo es generar informes, hay muchas funciones que una PMO puede realizar algunas son:

• Planificación estratégica. Alinear los proyectos con las prioridades estratégicas y objetivos empresariales. Seguimiento de los beneficios y presupuestos.
• Gestión y definición de metodologías. Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y estándares para la dirección de proyectos.
• Gestión del desempeño. Monitorear el cumplimiento de los estándares, políticas, procedimientos, definir indicadores para la medición del desempeño.
• Apoyo a los directores de proyecto. Entrenar, orientar y supervisar a los PM proporcionando herramientas y asesoría profesional.
• Gestión del talento. Formación, desarrollo profesional, certificaciones, desarrollo de capacidades y habilidades.
• Gestión de la comunicación y el conocimiento. Centralizar el conocimiento, coordinar la comunicación entre proyectos, recopilar y compartir lecciones aprendidas.

5. Una PMO tiene que generar valor

Ya tenemos claro el propósito de nuestra PMO y una vez implementada hay que demostrar que opera eficientemente y crea valor. Hay que definir indicadores que midan su rendimiento y realizar una evaluación continua del desempeño de la PMO para ir mejorando y adaptándola a las necesidades.

6. Una PMO es un cambio cultural

La PMO puede verse como una amenaza para los proyectos, se va a cambiar la forma de hacer las cosas, por lo que se necesita personal cualificado y una gestión del cambio para crear una cultura organizativa de gestión de proyectos. Podemos encontrar resistencia a la PMO y en ese punto puede ser importante tener el apoyo de la dirección.

7. No hay una definición “formal y estandarizada” de tipos de PMO

Actualmente no existe una nomenclatura acordada “formal” que identifique, defina o separe las PMO diferentes. A pesar de ésto, podemos encontrar PMOs denominadas “Oficina de Proyectos”, “Oficina de Soporte” , “Centro de Excelencia”… estos nombres aparecen con el objetivo de diferenciar una PMO de otra siendo la autoridad, el grado de control y el propósito los factores que las distinguen.

El PMI nos proporcionan dos estudios en los que se identifican 5 esquemas generales de PMO (Estudios PMI Pulse PMO Frameworks (pdf)  y PMI Pulse). El impacto de la PMO en la implementación de estrategias. En ellos se identifican por ejemplo, los tipos de PMO: Centro de Excelencia, PMO como Soporte a la gestión de proyectos o PMO Global o corporativa entre otras.

Por otro lado, en la quinta edición del PMBOK del PMI  se comenta la existencia de diferentes tipos de PMOs en las organizaciones en función del grado de control e influencia que ejercen sobre los proyectos en el ámbito de la organización. Aportan un ejemplo de tres tipos de PMOs según el grado de control: PMO de apoyo (de menor grado de control) , PMO de control (grado de control moderado) y PMO directiva (grado de control elevado, incluso asumiendo la propia dirección de los proyectos).

8. No hay dos PMOs iguales

Las PMO se adaptan a la empresa y pueden tener distintas funciones. Para su definición, podríamos partir de los tipos de PMOs anteriores e iniciar la búsqueda de la mejor PMO para cada necesidad. Las organizaciones tienden a estructurar sus PMO de acuerdo a las necesidades del negocio y al grado de madurez de su gestión de proyectos.

9. Una PMO se basa en metodologías y buenas prácticas

Una PMO se puede basar en diferentes metodologías y estándares, tales como PMP y Prince2, en un post anterior No sólo con PMP gestiona el hombre  lo contamos.

10. Pasos básicos para implementar una PMO

Para implementar una PMO lo primero que hay que hacer es definir su misión, de forma que se identifique la razón de su implementación, las expectativas de la dirección y se especifiquen claramente sus funciones y beneficios. Es muy útil hacer una análisis de la situación actual. Una vez definida la visión y misión, el segundo paso es establecer estándares (prácticas, herramientas, lenguajes comunes, reglas..) en base a los objetivos definidos. Nos tenemos que asegurar de que la dirección está convencida de las bondades de la PMO e involucrarse. Y finalmente, durante toda la ejecución de la implementación de la PMO, ésta tiene que estar en mejora continua ajustándose a las nuevas necesidades.

Una PMO es una entidad muy necesaria en las empresas, en un post anterior Tu empresa necesita una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) te lo contamos.

¿Sabías lo que es una PMO? ¿Conocías que los objetivos de un PM son distintos que los objetivos de una PMO?