Si analizamos el día a día de nuestros empleados, todos los días se crean y se consultan documentos, presentaciones, información de productos, contratos, artículos de interés, actas de reunión, información interna, manuales y procedimientos, plantillas corporativas, datos de contacto de clientes y proveedores, etc… Y mucha de esa información no está ni centralizada ni organizada en un sistema corporativo. Esto significa que parte del tiempo de un empleado se destina a buscar información para realizar la tarea, y esto no sólo implica una pérdida de tiempo sino que también puede desesperar no encontrar lo que se necesita o encontrarlo desactualizado. Por lo que tendremos a un empleado frustrado por no haber conseguido realizar su tarea en el tiempo adecuado y nadie quiere tener tareas sin finalizar y empleados frustrados.
Por otro lado, pensemos en la persona que se acaba de incorporar a nuestra empresa y necesita conocer los valores corporativos, procedimientos, el equipo humano, las tareas asignadas y las herramientas para desempeñar su trabajo. ¿Por dónde empieza? Si todo esto lo centralizamos en un único sitio en el que de una forma ordenada se disponen información y herramientas, le estamos facilitando la adaptación a su nuevo puesto y obtendremos beneficios antes.
Todos los empleados se benefician del acceso a la información, pero sólo si pueden encontrar fácilmente lo que necesitan. Pero la intranet no es sólo centralizar y organizar bien la información, también fomenta la colaboración y facilita el acceso al resto de sistemas corporativos permitiendo a los empleados acceder a los contenidos, aplicaciones, procedimientos e interactuar/colaborar con otros compañeros dentro de la empresa. Por ejemplo, los foros y chats permiten a los empleados conocerse mejor y romper el sectorialismo entre departamentos o delegaciones.
¿Qué puede tener nuestra Intranet?
Proponemos algunas de las funciones y es cada empresa la que determina el valor de cada una de ellas para diseñar a medida la intranet que gestione su conocimiento:
Actualidad de la empresa.
- Actualizaciones y novedades de Productos y Servicios
- Últimos proyectos y acuerdos
- Próximos Eventos
- Boletín de Noticias
Información de la empresa.
- Mensajes del CEO
- Misión y Visión corporativa
- Directorio de la organización
- Políticas y procedimientos
- Resultados generales de la empresa
Información para el trabajo.
- Acceso a documentos técnicos, trabajos, estudios e informes.
- Manuales y procedimientos del empleado.
- Agenda de reuniones y Planificación de las tareas
- Acceso a otros sistemas corporativos e integración con aplicaciones de trabajo que permiten generar informes, enviar correos, etc…
Colaboración y Punto de encuentro de los empleados.
- Intercambio de datos entre compañeros de trabajo
- Mensajería instantánea
- Chats directos
- Foros de discusión
- Correo electrónico
- Videoconferencia
- Encuestas
- Preguntas Frecuentes
- Gestión de Incidencias
- Blog para compartir ideas y obtener la opinión de los compañeros
Formación.
- Se puede utilizar la Intranet como plataforma para formación interna de los empleados.
Buscador.
- Facilita el acceso a la información.
Repositorio de documentos.
- Asegura el acceso a un documento actualizado.
¿Qué beneficios obtenemos con una intranet?
- Reducimos costes ahorrando tiempo en buscar información por distintos repositorios y herramientas.
- Aumentamos la eficiencia, la productividad y se mejoran los tiempos de respuesta. El conocimiento que hay en la empresa es más accesible y está localizado.
- Se distribuye la misma información a todos los empleados de forma sencilla y de manera simultánea.
- Se reutiliza el conocimiento.
- Obtenemos un lugar confiable y seguro en el que los límites para comunicarse con toda la empresa desaparecen.
- Se genera un entorno colaborativo dentro de la compañía que favorece la comunicación dentro de la empresa y la interactividad con cada una de las personas que la forman. Lo que fomenta y construye una cultura de colaboración corporativa.
- Se incrementa la creatividad y la innovación.
¿Y si damos un paso más y llevamos nuestra intranet a la nube? Google My Work (antigua Google Apps for Business) nos proporciona las herramientas que nos permite trabajar de forma colaborativa con nuestro equipo de trabajo independientemente de dónde nos encontremos físicamente y no necesita ni instalación ni de mantenimiento de ningún tipo de software o hardware. Tendremos una intranet a nuestra disposición las 24 horas del día y los 365 días del año independientemente de nuestra ubicación, los empleados distribuidos alrededor del mundo pueden trabajar juntos sin invertir en gastos de viaje.
La intranet no es sólo una unión de herramientas y documentos, una intranet se tiene que diseñar orientada a las necesidades de cada empresa y estar respaldada por metodologías y procedimientos a seguir para su uso, evolución y mantenimiento. Por mucho que tengamos las últimas herramientas del mercado, si hacemos un mal uso de ellas, no las utilizamos, o simplemente no hemos sabido organizar la información para que llegue al empleado hemos fracasado.
¿Inviertes mucho tiempo en buscar documentos en los adjuntos de tu correo? ¿Tu intranet no se utiliza? ¿Crees importante que tu empresa tenga una intranet bien gestionada?
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