Una de las claves en la gestión de proyectos es la comunicación.
En este post vamos a proponeros que durante la ejecución de los proyectos os apoyeis en un entorno colaborativo o espacio de trabajo online para mejorar la comunicación entre todos los stakeholders o interesados en el proyecto (Equipo de proyecto, Gerente de proyecto, PMO, Patrocinador, Cliente, Usuario, Dirección, etc.).
¿Cuál es el objetivo del entorno colaborativo que os proponemos?
Centralizar la información, documentación, colaboración y todo aquello que permita optimizar la comunicación dentro del proyecto en un ámbito online disponible desde cualquier sitio y a cualquier hora.
Cuando iniciamos un trabajo o un proyecto establecemos una comunicación con los interesados del proyecto y puede que la herramienta de comunicación que usemos sea el correo electrónico. Pero tarde o temprano necesitaremos algo más para fijar hitos en un calendario, hacer un seguimiento de las tareas, compartir documentos, etc.
Características del Entorno Colaborativo
El entorno colaborativo contará con un Sitio Web donde se integrarán todas las funcionalidades o acceso a las herramientas. Este Sitio web permitirá a todos los interesados consultar online el avance de las tareas, de los próximos hitos y de los documentos que se estén manejando.
A continuación especificamos las funcionalidades que puede tener un entorno colaborativo para una ágil comunicación en la gestión de proyectos.
- Gestión de Interesados o Stakeholders. El acceso al entorno colaborativo está restringido a usuarios autorizados y cada uno de ellos tendrá permisos según el rol que desempeñe en el proyecto.
- Gestor de Documentación para controlar el acceso a la información y gestionar el conocimiento. Este gestor contará con un repositorio de documentos, que permitirá compartir e intercambiar ficheros, gestión de versiones, etiquetado de los documentos e integrará un buscador. Los documentos se podrán organizar por carpetas, controlar el acceso a los mismos según el rol y se podrán habilitar alertas sobre los mismos para informar de cambios en el estado de los documentos o la subida de nuevos. Esto facilita la gestión de entregables del proyecto, el acceso y control a toda la documentación del proyecto.
- Comunicación y Colaboración, para fomentar la difusión de la información y la participación activa. Calendarios: con los hitos del proyecto, reuniones, etc. Gestión de tareas: se asignan tareas a sus miembros. Alertas y Notificaciones, de nuevos eventos, nuevos documentos, etc. Correo Web. Blogs y wikis con contenidos relacionados con el proyecto y comentarios; para mantener conversaciones en las que se plantean dudas y se aclaran a la vista de todos. Sitio Web del proyecto en el que centralizar todas las herramientas. Foros de discusión. Chat y Videoconferencia.
Herramientas Software de Entornos Colaborativos
Actualmente en el mercado hay una gran variedad de herramientas para trabajar online de forma colaborativa.
Nosotros vamos a enumerar tres softwares que cuentan con la posibilidad de crear un Sitio Web donde centralizar el acceso a todas las herramientas:
- Google for Work. Ofrece un conjunto de herramientas empresariales que te ayudan a conseguir tus objetivos. Funcionalidades como Comunicación (Gmail, Hangouts, Calendar, Google+), Almacenamiento ( Drive, Colaboración, Documentos, Hojas de cálculo, Formularios, Presentaciones, Sites) y Administración ( Google Admin, Vault).
- Liferay Social Office Es una solución de colaboración social que facilita la comunicación entre los distintos grupos de cada comunidad. Funcionalidades como Documentos (Repositorio de documentos compartidos con integración Microsoft Office), Comunicación (Calendarios de equipo, correo web, gestión de tareas, gestión de contactos), Colaboración (Discusiones encadenadas integradas, blogs y wikis con contenidos relacionados, búsquedas federadas.) y Gente (Perfiles de Usuario estilo «LinkedIn» con motor de búsqueda, posibilidad de marcar usuarios, buscar entre usuarios, amigos, chat integrado.)
- Share Point Online. Plataforma para dar soporte a los proyectos, sobre todo desde el punto de vista de la gestión documental y la colaboración. Funcionalidades como listar tareas, asignarlas a un responsable, acotarlas en fechas, ponerles estados y valorarlas. Cuenta con un gestor de la documentación asociada al proyecto y permite la creación de sitios web con sus contactos asignados, hitos, agendas, estados, indicadores, etc. Este sitio web es el entorno de trabajo en el que centralizar todas las herramientas. Se puede adquirir SharePoint Online como parte de los planes de Office 365, algo a tener en cuenta si se cuenta ya con esta licencia Office.
Este entorno colaborativo se puede mejorar con herramientas especializadas en los ámbitos de la gestión de proyecto que queramos reforzar. Herramientas como: ActiveCollab, Assembla, Asana, Trello, Central Desktop, Confluence, Kapost, Teambox, TeamLab, Producteev, Basecamp, etc.
Ventajas de uso de un Entorno Colaborativo en la gestión de proyectos
- Mejorar la comunicación al fomentar el compartir información, documentación y las relaciones entre los interesados en el proyecto.
- Poner a disposición de los interesados en el proyecto la información relevante. Se distribuye la misma información a todos los interesados de forma sencilla y de manera simultánea.
- Obtenemos un lugar confiable y seguro en el que los límites para comunicarse con todos los interesados del proyecto desaparecen.
- Aumentar la transparencia de nuestras actuaciones.
- Reducimos costes ahorrando tiempo en búsqueda de información o acceso a la herramientas del proyecto.
- Se potencia una metodología de trabajo ordenada, basada en compartir y en el trabajo en equipo.
- Se facilita el trabajo en remoto.
- Se reduce el uso del correo electrónico; evitando que sea el medio para el intercambio de los documentos y permitiendo que todos estén informados de todo.
Un entorno colaborativo no sólo se puede aplicar al ámbito de un proyecto si no también al de la empresa como comentábamos en el post La utilidad de una intranet.
La agilidad en la gestión de proyectos prioriza la flexibilidad y la inmediatez en los flujos de trabajo, y un entorno colaborativo es una buena herramienta para conseguir agilidad. En el post Plan de Proyecto, útil para la gestión os invitábamos a crear un espacio colaborativo en la nube como parte de las herramientas de gestión de proyectos.
¿Cuentas con un entorno colaborativo en la gestión de proyectos o en la gestión de tu equipo de trabajo? ¿Necesitas que te ayudemos a configurar tu entorno colaborativo con Google for Work, Liferay Social o SharePoint? ¿Qué herramientas utilizas?
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