Los errores en la gestión de proyectos desencadenan fueras de plazo en las entregas, sobrecostes, defectos de calidad en el producto, insatisfacción del cliente, etc. En definitiva, provocan el fracaso de los proyectos.

Os resumimos los 10 errores más recurrentes o típicos durante la gestión del proyecto:

1. Planificar un proyecto sin información ni experiencia

Si no tenemos ni la información ni la experiencia necesaria vamos a elaborar un plan de proyecto basado en presunciones e hipótesis, y el fracaso está más que asegurado.

Necesitamos conocer información sobre el presupuesto, los objetivos del proyecto, objetivos de la organización, los bienes materiales y humanos necesarios para la ejecución, etc.

La experiencia en realizar proyectos similares en cuanto a tecnología, ámbito funcional, cliente y país es vital porque nos dará información contrastada basada en anteriores experiencias que nos acercarán al éxito del proyecto.

En el post “Plan de Proyecto, útil para la gestión” os contamos cómo elaborar un plan de proyecto y la importancia de que sea un plan de proyecto real y creíble.

2. No gestionar adecuadamente los Stakeholders del proyecto

Los Stakeholders son todos los interesados en el proyecto y van desde la organización, hasta el cliente, pasando por el equipo, los usuarios, etc. Las personas son también riesgos, si no identificamos bien a los interesados clave del proyecto o no hay implicación de los mismos en el proyecto tendremos problemas.

Algunos de los errores típicos son falta de compromiso de la alta dirección, fracaso para conseguir compromiso del usuario, falta de participación de los usuarios adecuados, personal insuficiente o inapropiado, falta de cooperación de los usuarios, etc.

3. No involucrar al equipo del proyecto en la planificación

Si no contamos con la participación del equipo en la planificación, que son quienes van a intervenir más directamente en la ejecución de los trabajos, de nuevo tendremos un plan de proyecto basado en suposiciones y aparecerán dificultades a la hora de conseguir que el equipo comprenda lo que se espera de él y cuáles son las metas fijadas.

En cambio si los involucramos desde el inicio, el equipo adquiere un compromiso con la planificación y además estaremos identificando posibles carencias del equipo que podrían aparecer más adelante y ser un problema.

4. No gestionar bien los cambios

Por ejemplo, un cambio en la organización conlleva un cambio de stakeholders que por lo general provocarán un cambio de objetivos que impacta directamente en el proyecto.

Los proyectos tienen que estar alineados con los objetivos del negocio, si hay cambio en la organización de la dirección cambiará el objetivo y las prioridades. Y hay que realizar una correcta gestión de este cambio para que afecte lo menos posible al proyecto.

5. No definir correctamente el alcance del proyecto

Si no somos capaces de identificar lo que quiere el cliente o a lo mejor es el cliente el que no sabe lo que quiere, no vamos a ser capaces de definir el camino para llegar al objetivo. 

Muchos de los errores suelen ser: objetivos poco claros, definiciones inadecuadas, alcance no definido por completo, hay un constante cambio de alcance- objetivos, falta de control de las expectativas del usuario, no se acota el alcance, se inicia la ejecución sin entender las necesidades y requisitos, etc.

6. No comunicar eficientemente

El director del proyecto tiene que mantener informados a todos los interesados del proyecto, la comunicación tiene que ser ágil y de calidad. Y cuando sea necesario pedir ayuda, cerciorarse de que la petición de ayuda se entiende y será atendida cuando el director de proyecto lo requiera.

En el post “Entorno colaborativo para una ágil comunicación en la Gestión de Proyectos” podéis ampliar información al respecto.

7. Entregar el proyecto sin las validaciones adecuadas

Cuando se está acercando el final del proyecto comienzan las prisas por cerrar y entregar cuanto antes, el presupuesto está casi consumido y la fecha de entrega se acerca. Y se corre el riesgo de dar un proyecto por finalizado y entregado quedando aún temas pendientes.

Un error frecuentes es no hacer pruebas de calidad del producto antes de la entrega al cliente.

En el post “Cierre del proyecto: aceptación y lecciones aprendidas” podéis ampliar la información.

8. No hacer gestión de riesgos

Toda incertidumbre que pueda ser obstáculo para alcanzar los objetivos de un proyecto se tiene que considerar riesgo.

Algunos de los riesgos típicos que hay que gestionar son pérdida de personal clave, inexperiencia con la tecnología, lentitud en una toma de decisiones, resistencia al cambio, etc.

9. Dar más de lo solicitado

Este es un error ligado a la necesidad de satisfacer al cliente, buscando fortalecer una relación a largo plazo.

Si no está en el plan del proyecto inicial, son fueras de alcance que no se han tenido en cuenta ni en el presupuesto ni en los plazos y que afectan al éxito del proyecto.

10. No realizar un correcto y periódico seguimiento y control del proyecto

Por pequeño que sea el proyecto, se tiene que realizar un seguimiento y control continuo para poder medir los resultados del proyecto en plazos, costes y objetivos, y cotejarlo con la planificación inicial y poder comprobar cómo vamos.

El fracaso de un proyecto es más frecuente de lo que sería deseable, y aunque en la actualidad contemos con metodologías, herramientas y experiencia en la gestión de proyecto ésto no nos asegura que un proyecto vaya a tener éxito.

El estudio PMI’s Pulse of the Profession de este año 2015 refleja:

• Sólo el 55% de los proyectos finalizan cumpliendo el presupuesto inicial del proyecto.
• Algunas de las causas del fracaso de los proyectos fueron: cambios en las prioridades de la organización (40%), reuniones de requisitos inexactas (38%), cambios en los objetivos del proyecto (35%), no se definieron riesgos ni oportunidades (30%) y pobre o inadecuada comunicación (30%).

Tenemos que aprender de los errores y mejorar nuestro proceso de gestión de proyectos. ¿Qué otros errores en la gestión de proyecto conoces? ¿Sabías que sólo el 50% de los proyectos termina en plazo?

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