Podemos aplicar esta idea a muchos ámbitos; inicio de un proyecto o empresa, desarrollo de un proyecto software, gestión de tareas, definición de requisitos, DAFO, etc. En este post te vamos a poner ejemplos de uso del post-it en las metodologías ágiles.

Business Model Canvas

• Objetivo. Definir un plan de negocio utilizando metodologías ágiles. Hace unos días dedicamos un post a esta herramienta “Elabora ágilmente tu Plan de Negocio con Business Model Canvas” por si estas interesado en ampliar la información de la misma.
• Uso del Post-it. En él especificaremos una característica o aspecto del plan de negocio.
• Zona de trabajo. Utilizamos un lienzo o panel amplio estructurado en 9 bloques, que son cada uno de los apartados del plan de negocio.
• Proceso. Se van rellenando los bloques del panel de derecha a izquierda, primero definimos los aspectos externos a la empresa para continuar con los internos. Sobre cada uno de los bloques se irán pegando los post-it que especifican la idea o característica de cada bloque del plan de negocios. Cuando tengamos una primera versión, la trabajaremos con el cliente para eliminar suposiciones y acercar nuestro plan de negocio a cubrir su necesidad.
• Herramientas software. Hay varias herramientas en el mercado, algunas son Business Model Toolbox , Business Model Canvas Manager(aplicación móvil), Business Model Fiddle, Modelo Canvas , Startuplean, plantillas en google docs, etc.

Método Kanban

• Objetivo. Organizar y planificar el trabajo. Kanvan es una metodología ágil para controlar el estado, avance y el flujo de trabajo. Nos permite gestionar de manera general como se van completando tareas, ver el estado de todas las tareas de un sólo vistazo y nos ayuda a decidir en qué trabajar cada día y semana.
• Uso del Post-it. En él identificamos una tarea, podemos usar post-it de distintos colores para distinguir tipos de tareas según el color. La información dentro del post-it puede variar: id de la tarea, persona asignada para realizarla, duración estimada, fechas de inicio y fin, nombre de la tarea, etc.
• Zona de trabajo. Se usa un tablero organizado en columnas, cada columna indica el estado en el que se pueden encontrar las tareas. Una de las ideas fundamentales de Kanban es visualizar el flujo de trabajo, si tenemos en cuenta que un flujo de trabajo se divide en fases, el tablero tendrá tantas columnas como estados por los que puede pasar la tarea (ejemplo: en espera de iniciarse, en ejecución, terminada) y el orden de las columnas indicará secuencialmente el flujo de trabajo por el que pasan estas tareas.
• Proceso. Se escriben las tareas a realizar en post-it independientes, se colocan según el estado en el que se encuentran y se van cambiando de estado según se vaya avanzando en el flujo. Visualizando el panel, el equipo sabe qué queda por hacer, se evita que varias personas realicen la misma tarea, se controla la productividad, se detectan cuellos de botella y si una tarea lleva mucho tiempo en un estado será una señal de alarma de la existencia de posibles problemas en la realización del proyecto.
• Herramientas software. Virtualkanban, Kanbanize, Trello, Kanban Tool, KanbanFlow, Leankit, Target Process, Kanbanery, AgileZen, JIRA Agile, KanbanPad, etc.

Destacamos que el método Kanban se usa en la metodología ágil Scrum para la gestión del Sprint Backlog, que es la lista de tareas que el equipo va a realizar en un Sprint. Hay herramientas software para la gestión de estas tareas usando la metodología ágil Scrum: Axosoft, Scrumwise, Acunote, Agile Cockpit, Base Camp, Eylean, ScrumDo, IceScrum, Moovia, Podio, Redbooth, etc.

Análisis DAFO

• Objetivo. Realizar un análisis DAFO. El DAFO es una metodología que se suele usar para analizar y estudiar el estado de una empresa o de un proyecto, analizando aspectos internos (sus Debilidades y Fortalezas) y aspectos externas (como son las Amenazas y Oportunidades).
• Uso del Post-it. En él especificamos un aspecto del análisis DAFO.
• Zona de trabajo. Se utiliza un lienzo de trabajo dividido en cuatro bloques, que corresponden a cada uno de los aspectos a analizar: Fortalezas, Debilidades, Amenazas y Oportunidades.
• Proceso. Se van rellenando los bloques, primero definimos los aspectos externos a la empresa para continuar con los internos. El análisis externo de la empresa determina cual es la situación con respecto al entorno y las oportunidades que hay que aprovechar y las amenazas sobre las que tendremos que defendernos o afrontar. El análisis interno determina nuestras debilidades y fortalezas, las primeras tendremos que detenerlas y mejorarlas y las segundas explotarlas al máximo. En cada uno de los cuatro bloques se irán pegando los post -it que especifican la idea o característica de cada bloque del DAFO.
• Herramientas software. Nosotros utilizamos una plantilla en google docs.

Brainstorming o Tormenta de Ideas

• Objetivo. Favorecer la generación de ideas.
• Uso del Post-it. En él identificamos y especificamos una idea.
• Zona de trabajo. Se utiliza un lienzo donde se sitúan los post-it , para que todos los vean, con las ideas que van apareciendo y las posibles relaciones entre ellas.
• Proceso. En una primera etapa se convoca a una reunión a un determinado equipo, se les plantea la problemática o el tema a tratar y la ideas que se van generando se van escribiendo en post-it independientes que se van poniendo en el panel. Se busca que todos participen generando ideas y evitando criticar las ideas de los demás, se busca obtener la mayor cantidad de ideas posible independientemente de la calidad a priori de las mismas. En una segunda etapa, las ideas se filtran, eligen y organizan, para ello utilizaremos el diagrama de afinidad. El diagrama de afinidad ayuda a agrupar aquellos elementos que están relacionados de forma natural, se organizan y agrupan los post-its que estén relacionados entre sí y se eliminan los post-it de las ideas descartadas.
• Herramientas software. Tsop, Mindmeister.

Por otro lado, también podemos utilizar la aplicación del fabricante de Post-it: Post-it Plus.

Llegados a este punto tenemos que tomar una decisión. ¿Post- it en papel o en herramienta software?
El uso del post-it en papel puede ser muy “vintage”, ameno, siempre visible en la oficina y divertido, pero a veces no es útil. ¿Cuándo es mejor hacer uso de una herramienta software?

• Si queremos evitar que la señora de la limpieza o el aire vuele nuestras ideas.
• Cuando tenemos equipos distribuidos geográficamente.
• Con el tiempo los post-it se deterioran y pierden su pegamento.
• Si el número de post- it crece, podemos perder alguno por la gran cantidad de ellos que hay.
• Si queremos guardar el histórico, ¿Hacemos una foto?.
• Cuando el proyecto está muy avanzado y el número de tareas terminadas es elevado, ¿Dónde guardamos tanto post-it terminado?¿Caben todos en el tablero en la columna de terminados? Algunos son antiguos, la tinta empieza a desaparecer y queremos mantener la historia de las tareas terminadas.

Para algunos el uso de herramientas software puede desvirtuar la esencia del Kanban, que promueve la máxima visualización del tablero y el compartirlo al máximo con el equipo. Nosotros pensamos que lo importante es usar la idea, la metodología y encontrar la mejor herramienta que se adapte a tu equipo.

¿Conoces otro uso del post-it en las metodologías ágiles? ¿Lo utilizas? ¿Utilizas el post-it en papel o virtual mediante una herramienta software?

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